Google Gmail

Google Gmailとは2004年4月1日より提供が開始されたフリーメールサービスです。プロバイダーのメールのようにPOP3でのアクセスも可能ですが、WebメールとIMAP4にも対応しておりフィルタと呼ばれる自動仕訳ルールを作成することで自動転送も可能です。
また、当初1GBの容量(保存領域)として話題を呼びましたが、その後容量を増やしてきて2012年12月1日現在で10GBの容量までアップされてきました。

10GBといえば画像の送受信を頻繁に行うような使い方をしないのであれば、普通の人なら数十年分(もっと？)も受信したメールを削除すること無く使い続けられるのではないでしょうか？


Gmailを使う10+αのポイント！

  1. 無料で使用出来る
  2. メールの保存容量が10GBもある(徐々に増加している)
  3. 外出先でも使える
  4. 過去に受信したメールの検索が早い
  5. ウィルスが添付されていてもGoogleサーバーで削除してくれる(らしい)
  6. 迷惑メール検出が優れている(使っていく事で精度が上がっていく)
  7. エイリアス機能により1アカウントでほぼ無限のメールアドレス(受信専用)が使える
  8. HTTPS暗号化で安全性を確保できる
  9. 2段階認証プロセスを利用することも出来る
  10. 従来のフォルダに相当するラベルを使いメールの整理ができる
  11. 従来のメール仕訳ルールに相当するフィルタにより自動仕訳処理が出来る
  12. これまでPCで受信したメールもGmailで一元管理(移行)が出来る
  13. 大量のメールが有ってもパソコンが遅くならない
  14. 大量のメールがあってもSSD、HDDの容量を消費しない
  15. 所有の別ドメインメールアドレスから送信ができる
  16. メールの委任をすることが出来る
  17. 直近に受信したメールから内容を確認できる
  18. 不正ログインの形跡を確認できる

私はこれまでインターネットを始めた頃からずっとOutlook Express、Microsoft OUTLOOKにてメールを受信してきましたが、メールソフトで数年間送受信を行なっていると受信件数以上に保存容量が大きくなってしまい（数GB)、HDDの容量を圧迫するようになってしまいます。
また、保存容量が大きくなってくるとメールソフトの起動が遅くなったりフォルダをクリックしてもメールの中身がなかなか表示されなくなってしまいます。
これらはPSTファイルの肥大化としてしばしば問題になることがあります。
私の場合数個のメールアドレスを使っていて1つのPSTファイルで受信していましたが、PSTファイルが数GBに肥大してOUTLOOKの起動が遅くなってしまい送受信に弊害が出るようになっていました。このため、メールアドレスごとにPSTファイルを分けたのですが根本的な解決にはならず何か無いか？と探していたところGmailに出会いました。(遅っ！）

Gmailは現在あるサービスの中で最高のもののように感じます。
私は最初は使い慣れなかったものの、Gmailを使い出し慣れてくると最早他のメーラーを使うことは出来ないほどの便利さ・速さ・機能の高さとおもいます。


1.無料で使用出来る　2.メールの保存容量が10GBもある(徐々に増加している)

Google Gmailは2012年12月の時点で10GBのメール保存容量を無料で使うことができます。
2004年4月1日（エイプリールフール）より始まったサービスとなり当初は1GBであった容量が徐々に増加して、秒単位でも増加しつつあります。
また、GmailだけでなくGoogleでは無料で利用できるサービスがいくつも用意されています。
更に10GBでは不足するユーザー向けに有料で容量を増加するサービスやドメインを所有しているユーザーならばユーザー所有のドメインを利用し25GBの容量を使えるサービス(Google Apps)も用意されています。


3.携帯電話、スマートフォンにより外出先でも使える

Google Gmailはプラットフォームによらず携帯電話やスマートフォンを使い外出先でもメールの確認、送信ができます。当然携帯で開封したメールはPCで見た時も開封済みとしてマークされます（多分）。
今時のクラウドサービスでは当たり前の仕様ですね。


4.過去に受信したメールの検索が早い

Google Gmailは過去に受信したメールの検索も非常に速く検索することができます。(Google Appsでは平均0.25秒）
Googleではフォルダではなくラベルという概念を元に作られていますので、これまで受信したすべてのメールの中から一瞬で検索を行うことも可能です。
以前使用していたMicrosoft Outlookでは全メールを検索しようと思えば相当時間がかかっていたのですが、Gmailでは全メールの検索でも体感的に一瞬で検索が可能です。


5.ウィルスが添付されていてもGoogleサーバーで削除してくれる(らしい)

OUTLOOK等のメールソフトでメールをPOP3でダウンロード受信していると、メールにウィルスが添付されているとアンチウィルスソフトが反応します。
ですが、Gmailをブラウザにて閲覧しているとアンチウィルスソフトが反応することがありません。これはウィルスが添付されていてもおそらくGmailサーバー側にて削除されているのだと思います。
スマートじゃないフォン(?)いわゆる普通の携帯電話ならばウィルスが添付されていてもそもそも実行されないということもありますが、スマートフォンの場合はOSは最早PC並ということでウィルスが実行されデータが破壊されたり漏洩されたりということがあり、スマートフォンでもウィルス対策ソフトが必須と言われています。でも、Gmailを見るのであればウィルス対策ソフトは必要ないのかも！？


6.迷惑メール検出が優れている(使っていく事で精度が上がっていく)

Gmailは迷惑ケール検出が非常に優れていて、ウィルスが添付されたメールや出会い系やここで紹介するのも憚れるような内容のメールを受信しても自動でアーカイブ化（受信トレイがスキップ）され特別な迷惑メールラベルが付けられます。


通常手動や自動でラベルを付けアーカイブ化してもGmailの仕様ですべてのメールラベルを見るとすべてのメールが受信順に表示されるのですが、カーカイブ化され迷惑メールラベルが付けられたメールはこのラベルの中のみでしか内容が確認できなくなります。
また、迷惑メールラベルが付けられたメールは受信後30日が経過すると自動で削除されるようになっています。つまり迷惑メールは高い精度で自動で仕分けされ何もせずに放置しておくと目につかないまま自動で削除されるということになります。


ただ優れているもののすべての迷惑メールに完全に対応しているわけではなく、誤って迷惑メールとして認識されてしまう若しくは認識されないと言う場合も、迷惑メールを解除したり迷惑メールとして通報するという処理を行うことで精度が上がっていきます。
また、Gmailを使用している全ユーザーの迷惑メール通報をもとにして検出を行うので、常に最新の検出技術にて迷惑メール判定を使うことができます。


7.エイリアス機能により1アカウントでほぼ無限のメールアドレス(受信専用)が使える

Gmailにはエイリアスという機能が備えられており、ほぼ無限の受信メールアドレスが使用できます。
エイリアスとは別名・偽名・通称という意味があります。
例えば、abc@gmail.comというメールアドレスを取得したと仮定します。
まず、エイリアスには“.（ドット）”を使う方法と“+（プラス）”を使い方法があります。

前者の方からですが、ネットなどで購入する際に登録するアドレスを例えばab.c@gmail.comとして“b”と“c”の間に“.（ドット）”を入力しておいても“.（ドット）”は無視して処理を行うことで最初に取得したabc@gmail.comにて受信することができます。
このため例えば、

  • a.b.c@gmail.com
  • a..b.c@gmail.com
  • a..b..c@gmail.com
  • ab...c@gmail.com
  • abc...................@gmail.com

というアドレスもすべてabc@gmail.comにて受信することが可能です。

これを使うことで何が出来るのかということですが、例えばとあるサイトにa.bc@gmail.comというアドレスにて会員登録をしたとします。当初は有用な情報が送られてきていたもののいつの間にか迷惑メールが増えだし、最早a.bc@gmail.com宛のメールは見る価値もないメールしか送られて来なくなってしまったとします。

この場合はa.bc@gmail.com宛のメールは削除するというフィルタを掛けることでa.bc@gmail.com宛のメールは目にとまること無く自動で削除することが出来、なおかつ元々のabc@gmail.comのアドレスはそのまま使い続けることができます。

また、とあるABCというサイトにab.c@gmail.comというアドレスで登録をして、ABCというラベルを作成したとします。ABCというサイトから送られてくるすべてのメールをABCと言うラベルをつけた上でアーカイブ化したいとするとそのようなフィルタを掛けることでABCと言うサイトから送られてきたすべてのメールを元々のabc@gmail.comで受信できかつABCというサイトから送られてきたすべてのメールにABCというラベルを自動でつけることもできます。

もし、これを件名や本文だけで処理しようとするといくつかルールを作成する必要があったり、フリーのアドレスを取得するにしてもその都度アドレスを取得する必要があったり煩雑な処理が必要になってしまいます。
ところがGmailであれば@の前の任意の場所に任意の個数の“.（ドット）”をつけるだけで簡単なしかも安全な新しいメールアドレスが取得できたことになります。


次に後者の“+（プラス）”を使う方法につきましてはGmailでは@より前で“+（プラス）”の記号から@直前までの文字列は全て無視するという仕様になっています。
どういうことかというとabc+def@gmail.comというアドレスは“+def”は無かったものとして処理をすることでabc@gmail.comにて受信することができます。
このため例えば、

  • abc+1@gmail.com
  • abc+abcdefgh@gmail.com
  • abc+abcd1234@gmai.com
  • abc+abc.co.jp@gmail.com

というアドレス宛のメールもすべてabc@gmail.comにて受信することが可能です。
機能としては上の“.（ドット）”と同じようなものですが、こちらのほうがはるかに多くの組み合わせを使うことができます。
但し、“+（プラス）”はメールアドレスでほとんど使用されないことから“+（プラス）”を含めたアドレスはエラーにより登録できない場合もあります。この場合エイリアスを使いたい場合は“.（ドット）”を使うことにより登録できます。


更にイギリスやドイツでの商標権の問題からabc@googlemail.com宛のメールもabc@gmail.comにて受信することができます。
@googlemail.com宛のメールは上記の“.（ドット）”や“+（プラス）”と併用することができますのでまさに1アカウントで無限の受信専用アドレスが作成できることになります。
Gmailはすごい機能が沢山ありますが私の中ではこのエイリアスが一番のヒットです。


8.HTTPS暗号化で安全性を確保できる

HTTPSと言えば金融機関のサイトにアクセスする場合などに使用されます。通常のHTTPと何が違うのかというと、HTTPの場合は生データがそのままやりとりされるため第3者によりデータの解析が行われた場合送受信したデータの中身が盗み見られることがあります。
これに対してHTTPSであればSSLと言う暗号化技術により、データが暗号化されることで解析には想像を絶する手間がかかることでデータの中身が盗み見られる可能性が非常に少なくなります。ここで言う非常に少ないというのは事実上ほとんど不可能と言い換えてもいいかもしれません。
あえて非常に少ないという表現にした理由は非常に高度と言われたアメリカ合衆国の国家暗号規格であるDES暗号も処理能力と技術の進歩により破られたためです。まあ、HTTPSが破られるころには新しい暗号化技術が開発されるでしょう。今最も有力なのは量子暗号でしょうか？


9.2段階認証プロセスを利用することも出来る

2段階認証プロセスとはログインする際のIDとパスワードに追加して、携帯電話にメールで送られてくる若しくは電話がかかってきて音声で伝えられるコードを入力することで、セキュリティを高めた状態でログインすることができます。

具体的に説明するとIDとパスワードを使ってログインするというのはどのサイトでも一緒ですが、それに加えて携帯電話に数分でメール若しくは電話にて送られてくるコードを入力してようやくログインすることができます。

ID＋パスワード＋コードを使いログインするというのがどういうことかというと、何らかの要因によりIDとパスワードを盗まれてしまった場合、他のサイトと同じく 2段階認証プロセスを使用しない状態では世界中どこの端末からでも他人にログインされてしまいます。
ですが、2段階認証プロセスを利用することでIDとパスワードが盗まれてしまっても、携帯電話に送られてくるコードを入力しない限りログインすることができません。

このコードの入力は信頼出来る端末であれば一定期間ごとに行うこともできますし、共用パソコンの場合は毎回入力することもできます。

また、スマートフォンであればアプリにより認証コードを作成することもできます。


10.従来のフォルダに相当するラベルを使いメールの整理ができる

Gmailのラベルに付いて紹介をしたいと思います。
ラベルとは容器、箱等に貼り付ける名称等を記したものです。Gmailでフォルダではなくラベルと表現している理由はラベルという言葉が的確に表現しています。
Gmailにて受信したメールは“すべてのメール”と言うラベル（といっていいのか？）の中に保存されていきます。厳密に言うと受信したメールは“すべてのメール”の中に入り、必要に応じて必要なラベルが1つ以上付けられていきます。
まず、受信したメールは“受信トレイ”というラベルが付けられます。“受信トレイ”の中身を見ると“すべてのメール”の中から“受信トレイ”というラベルが付けられたメールを抽出して表示されるという状態になります。

ラベルが1つ以上というのは例えばAと言うメールに対して“受信トレイ”というラベルが付けられたメールに対して例えば“購読”というラベルを追加して付加することができます。
ここで、“受信トレイ” の中身を見た場合、 その中には“すべてのメール”の中のAと言うメールが抽出されて表示されると同時に“購読”の中身を見てもAと言うメールが抽出されて表示されます。

この場合、“すべてのメール”の中を見るとAと言うメールには“受信トレイ”と“購読”という2つのラベルが付けられているように表示されます。
また、Aと言うメールの実態は“すべてのメール”の中にあるので、“受信トレイ”の中身を見てAというメールを開封したとすれば“購読”の中に抽出されたAと言うメールも開封済みとして表示されます。
これはメールの実態は“すべてのメール”の中にあり“受信トレイ”にせよ“購読”にせよラベルが付与されそれぞれのラベルの中を見るとそれぞれのラベルが付けられたメールを抽出して表示されるというわけです。

このラベルという概念はGmailという特有のものなので、これまでのフォルダと言う概念と全く異なるので理解が進むまではわかりにくいのですが、慣れるとラベルという概念がいかに優れているかわかっていただけると思います。
これは複数のラベル付与が可能でありかつ、メールは重複されない=コピーがいくつも存在しない＝保存容量を少なくすることが出来るということになります。

例えば“受信トレイ”の中に入ったメールを仕分けを行うことで“購読”の中のみ（“すべてのメール”は除く）表示させたいとすると、フォルダでは移動という概念になりますが、Gmailでは“購読”というラベルの付与とアーカイブ化(“受信トレイ”というラベルを外す操作)という2つの操作を行うこととなります。
これはGmail特有のラベルという概念のためであり、受信したメールはすべて“すべてのメール”の中に実態があるというと言う概念があるためです。
わかりにくいのは私の説明が悪いせいで、Gmailの優れているところをボキャブラリーが貧弱で表現されないためだと思います。すいません。


11.従来のメール仕訳ルールに相当するフィルタにより自動仕訳処理が出来る

OUTLOOK等のメールソフトではルールなどと言われる送信先や件名・本文などにより特定の処理ができる仕訳ルールというものが存在します。
これはGmailにも当然備えられており、Gmailではフィルタと呼ばれています。このフィルタ機能とは受信したメールに対してそのメールを特定するものとして

  • From（送信元アドレス）
  • To（送信先アドレス）
  • 件名
  • 本文と件名に含まれる文字列
  • 本文と件名から除外する文字列

という内容（ルール）に対して

  • 受信トレイをスキップする（アーカイブする）
  • 既読にする
  • スターを付ける
  • ラベルを付ける
  • 転送する
  • 削除する
  • 迷惑メールにしない
  • 常に重要マークを付ける
  • 重要マークを付けない

という処理をすることができます。
これだけあれば思いつくほとんどの処理ができるのではないでしょうか？

とくにオススメなエイリアスとフィルタの組み合わせとしては、エイリアス機能の説明に引き続いて例えばとあるサイトの会員にエイリアスを用いて“abc+abc.co.jp@gmail.com”というアドレスにて登録を行ったとします。
この際今後の仕分けを考慮して“abc.co.jp”というラベルを作成しておくとフィルタを使うことで
To(送信先）アドレスが“abc+abc.co.jp@gmail.com”宛のメールに対して受信トレイをスキップする（アーカイブする）というルールと“abc.co.jp”というラベルを付けるというフィルタを作成したとすると、自動で“abc+abc.co.jp@gmail.com”宛のメールを“abc.co.jp”というラベルの中へ仕分けすることができます。
また、“abc+abc.co.jp@gmail.com”宛のメールに迷惑メールばかりが来るようになり不要になった場合でも削除するというフィルタへ変更することで、目にとまること無く自動で削除することができます。
この他例を挙げだすときりがないのですが、Toと件名を組み合わせてもう少し細かなルールを作成することもできますし処理を組み合わせることもできます。
更にGmailの詳細検索により例えば“あいうえお”という件名のメールは“あいうえお”というラベルを付け、“Re:あいうえお”という件名のメールは“あいうえお返信”というフィルタを作成することもできます。

フィルタの数は上限がないようなので、エイリアスで作成できる無制限のアドレスに対して上限が無いとされるフィルタを掛けることで非常に細かな仕分けをすることもできます。
しかもGmailでは全文検索が非常に高速なので深い階層に仕分けしたメールもすぐに見つけることが出来ます。


12.これまでPCで受信したメールもGmailで一元管理(移行)が出来る

これまでOUTLOOKなどで受信したメールもメールソフトがIMAPに対応していれば、過去に受信したメールをすべてGmail上にアップロード（Gmailへ移行）することができます。
操作はメーラーにGmailのIMAP4アカウントを追加した上で、メールソフトで使うメールの移動と同じ操作(IMAP4上のフォルダへの移動)を繰り返しおこないます。この時Gmailでは重複したメールも1つに纏められる（例えばAと言うメールがサーバーの不調により2通以上受信していたとしてもGmail上にアップロードする際に1通に纏められる）ので移動アップロードを繰り返し行うことでメールが重複すること無く過去に受信したメールもGmailにて一元管理することができます。
なお、自動アップロードするフリーのソフトもあるようですがまれにメールが消えることがあるらしい…
有料のGoogle Appsならば（多分）信頼出来るアップロードソフトが用意されているそうです。


13.大量のメールが有ってもパソコンが遅くならない

メールの送受信を繰り返していくとメールの保存容量が大きくなり、メールソフトの起動が遅くなったりフォルダの中身を表示するのが遅くなったりとパソコンが遅くなっていくことがあります。
私はMicrosoft OUTLOOKで数年間メールを送受信していましたが、PSTファイルが数GBにまで肥大し動作が非常に緩慢になっていました。
ところがGmailはメールデータがクラウド上に分散複製保存されており、そもそもローカルには受信しないので、メールが大量に保存されていっても長期に渡り送受信を繰り返していてもパソコンが遅くなることはありません。


14.大量のメールがあってもSSD、HDDの容量を消費しない

13の内容とダブりますが、受信したメールはクラウド上に分散複製保存されておりローカルにはオフラインGmail等を使わない限り保存されないので、SSDやHDDの容量を圧迫することはありません。※キャッシュを除く


15.所有の別ドメインメールアドレスから送信ができる

Gmailでは取得したアドレス以外に、本人が所有している他のメールアドレスからメールを送信することができます。
これまでの例と同様abc@gmail.comというアドレスを取得していたとして、プロバイダのabc@def.comというアドレスも持っていたとします。
Gmailではabc@gmail.comのアドレスからメールを送信することもできますが、追加の設定をすることでabc@def.comのアドレスからメールを送信することもできます。
因みに送信アドレスを設定するには認証を行う必要があるので、所有していないメールアドレスからは当然送信することができません。


16.メールの委任をすることが出来る

Gmailでは所有しているアドレスを家族や友人等信頼出来る人にメールの委任(=他の人と共同でメールの確認・送信を依頼する)をすることができます。
どういう使い方が出来るのか？ということですが、何人か(10人まで可能)のグループでイベントの企画を行うといった場合、どれかのメールアドレスを代表アドレスとして使用し、全員で代表アドレスへ送信されたメールを確認し返信や送信をすることができます。
この使い方はラベルとアーカイブ、スターを併用することで威力を発揮し、 委任した人が開いたメールは開封済みとしてマークされ、ラベルを付けアーカイブ化する事もでき、これを最大10人まで操作をすることができます。

また、ドメインを所有していれば有料のGoogle Appsを使用することで最大25人に委任することもできます。

これはユーザー名とパスワードを教えれば出来そうな気がしますが、利用規約違反ですので取得したユーザー名とパスワードは他人に教えないようにしましょう。因みに同一アカウントで何箇所でログインしているのかは画面の右下に表示されるようになっています。


※メール委任の徹底活用※
有料のサービスならばあるのかもしれませんが、無料でこのサービスが有るとは・・・
ということで、メール委任の徹底活用をしたいと思います。

まず、無料のサービスであれば10人にメールの管理を委任することができます。
この10人というのは小規模であれば十分使用出来ると思います。
また、10人以上になっても組織をツリー構造にすることで下の階層へ転送することで使用することは可能だと思います。
（この場合下の階層同士の情報の交流という問題が発生しますが・・・）

具体的にどうするかというと、Googleでは複数のアカウントを取得することができるので、全員でそれぞれアカウントを取得したうえで誰かが代表となるアカウント（以後代表アカウントと呼びます）を取得します。
で、代表アカウントに対して全員にメールの委任をして、例えばinfo@abc.comというアドレス宛のメールを代表アカウントに転送するようにサーバーで設定を行うと、委任をした全員でinfo@abc.com宛に受信したメールを確認することができます。

更に、所有の別ドメインメールアドレスから送信ができるで紹介したようにinfo@abc.comのアドレスからメールの送信・返信も行うことができます。

この、全員で一つの代表アカウントを管理するというのが非常に便利で、例えば誰かがメールのアーカイブ化若しくはラベル付与を行うと(設定により)全員が見ている画面でそれが反映されます。
と言うことは誰か一人が仕訳を行うだけでそのメールの処理が終わり、例えば全員にメールを転送した場合のように全員が同じ処理を行うことを防ぐことができ、時間の短縮を行うことができます。
また、その中で不在にしている人がいてもいつでも受信した最新の処理が終わっていないメールから処理を行うことができます。


17.直近に受信したメールから内容を確認できる

Gmailはラベルとエイリアスとフィルタを使い、仕訳を自動で行いながらその容量から過去に受信したメールを削除すること無く、新しいメールを受信し続けることができます。
ラベルが増え、フィルタを増やしていくと画面が縦に増えていき下の方のラベルの中に仕分けされたメールを確認するにはスクロールしていく必要があります。
ラベルがいくつも作れるのは便利だけどスクロールを頻繁に行うにはちょっと・・・
Gmailにはメールはすべて“すべてのメール”ラベルが付けられるという仕様になっていて、受信トレイにせよ新しく作成したラベルにせよ、すべてのメールの中にあるメールにそれぞれのラベルを付与することになります。
このため、規定では非表示になっている“すべてのメール”ラベルを表示させると直近に受信したメールから内容を確認することができます。


18.不正ログインの形跡を確認できる

Gmailではログインした履歴が画面の右下にあるアカウントアクティビティの詳細により確認することができます。
これはアクセスタイプ（PCブラウザ、携帯電話、POP3等のメーラー)、ロケーション（IPアドレス)、日時が記録されアクセス履歴が確認でき、さらにパソコンと携帯電話で同時にログインしている場合は何箇所でログインされているかも表示されます。

これは不正ログインされた形跡を確認できることを表し、万が一不正アクセスされていた場合はすぐにパスワードを変更する必要があることが確認できます。

また、ログイン中に不正ログインが確認できた場合は、操作により他のログインを強制的にログアウトさせる(他のセッションをすべてログアウト)こともできます。

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