Google Gmail メール仕訳ルールに相当するフィルタにより自動仕訳処理が出来る

Google Gmailとは2004年4月1日より提供が開始されたフリーメールサービスです。プロバイダーのメールのようにPOP3でのアクセスも可能ですが、WebメールとIMAP4にも対応しておりフィルタと呼ばれる自動仕訳ルールを作成することで自動転送も可能です。
また、当初1GBの容量(保存領域)として話題を呼びましたが、その後容量を増やしてきて2012年12月1日現在で10GBの容量までアップされてきました。

10GBといえば画像の送受信を頻繁に行うような使い方をしないのであれば、普通の人なら数十年分(もっと?)も受信したメールを削除すること無く使い続けられるのではないでしょうか?


私はこれまでインターネットを始めた頃からずっとOutlook Express、Microsoft OUTLOOKにてメールを受信してきましたが、メールソフトで数年間送受信を行なっていると受信件数以上に保存容量が大きくなってしまい(数GB)、HDDの容量を圧迫するようになってしまいます。
また、保存容量が大きくなってくるとメールソフトの起動が遅くなったりフォルダをクリックしてもメールの中身がなかなか表示されなくなってしまいます。
これらはPSTファイルの肥大化としてしばしば問題になることがあります。
私の場合数個のメールアドレスを使っていて1つのPSTファイルで受信していましたが、PSTファイルが数GBに肥大してOUTLOOKの起動が遅くなってしまい送受信に弊害が出るようになっていました。このため、メールアドレスごとにPSTファイルを分けたのですが根本的な解決にはならず何か無いか?と探していたところGmailに出会いました。(遅っ!)

Gmailは現在あるサービスの中で最高のもののように感じます。
私は最初は使い慣れなかったものの、Gmailを使い出し慣れてくると最早他のメーラーを使うことは出来ないほどの便利さ・速さ・機能の高さとおもいます。


11.従来のメール仕訳ルールに相当するフィルタにより自動仕訳処理が出来る

OUTLOOK等のメールソフトではルールなどと言われる送信先や件名・本文などにより特定の処理ができる仕訳ルールというものが存在します。
これはGmailにも当然備えられており、Gmailではフィルタと呼ばれています。このフィルタ機能とは受信したメールに対してそのメールを特定するものとして

  • From(送信元アドレス)
  • To(送信先アドレス)
  • 件名
  • 本文と件名に含まれる文字列
  • 本文と件名から除外する文字列

という内容(ルール)に対して

  • 受信トレイをスキップする(アーカイブする)
  • 既読にする
  • スターを付ける
  • ラベルを付ける
  • 転送する
  • 削除する
  • 迷惑メールにしない
  • 常に重要マークを付ける
  • 重要マークを付けない

という処理をすることができます。
これだけあれば思いつくほとんどの処理ができるのではないでしょうか?

とくにオススメなエイリアスとフィルタの組み合わせとしては、エイリアス機能の説明に引き続いて例えばとあるサイトの会員にエイリアスを用いて“abc+abc.co.jp@gmail.com”というアドレスにて登録を行ったとします。
この際今後の仕分けを考慮して“abc.co.jp”というラベルを作成しておくとフィルタを使うことで
To(送信先)アドレスが“abc+abc.co.jp@gmail.com”宛のメールに対して受信トレイをスキップする(アーカイブする)というルールと“abc.co.jp”というラベルを付けるというフィルタを作成したとすると、自動で“abc+abc.co.jp@gmail.com”宛のメールを“abc.co.jp”というラベルの中へ仕分けすることができます。
また、“abc+abc.co.jp@gmail.com”宛のメールに迷惑メールばかりが来るようになり不要になった場合でも削除するというフィルタへ変更することで、目にとまること無く自動で削除することができます。
この他例を挙げだすときりがないのですが、Toと件名を組み合わせてもう少し細かなルールを作成することもできますし処理を組み合わせることもできます。
更にGmailの詳細検索により例えば“あいうえお”という件名のメールは“あいうえお”というラベルを付け、“Re:あいうえお”という件名のメールは“あいうえお返信”というフィルタを作成することもできます。

フィルタの数は上限がないようなので、エイリアスで作成できる無制限のアドレスに対して上限が無いとされるフィルタを掛けることで非常に細かな仕分けをすることもできます。
しかもGmailでは全文検索が非常に高速なので深い階層に仕分けしたメールもすぐに見つけることが出来ます。


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